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Bücherschau

Rechtstipps für die praktische Büchereiarbeit

Von Martina Stadler

Im Berufsalltag haben Bibliothekarinnen und Bibliothekare immer wieder mit juristischen Inhalten zu tun, weshalb es notwendig ist, sich mit zahlreichen gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen. Allein bei der Veranstaltungsorganisation werden BibliothekarInnen gleich mit mehreren Rechtsbereichen konfrontiert. Da wären Foto- und Bildrechte zu beachten und Veranstaltungsmeldungen bei Verwertungsgesellschaften zu erledigen. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung gilt es ebenso einzuhalten. Grundsätzlich sollten BibliothekarInnen mit dem Träger Rücksprache halten, denn dieser haftet bei Urheberrechtsverletzungen, fehlenden Genehmigungen oder Datenschutzverletzungen.


Der richtige Umgang mit Fotos, Bildern und Bastelmaterialien
Fotos im Bibliotheksalltag
Ob Fotos von Veranstaltungen oder Autorenporträts zur Lesungsankündigung – in der bibliothekarischen Arbeit werden wir von Fotos begleitet. Es lohnt sich, sich mit Urheberrechten und Werknutzungsrechten vertraut zu machen, denn ein Zuwiderhandeln verursacht unnötigen Ärger und kann teuer werden. Will man mit Fotos arbeiten, ist es wichtig zwei Begriffe zu kennen und auseinanderzuhalten – nämlich das Urheber- und das Werknutzungsrecht. UrheberInnen sind SchöpferInnen von Werken (z. B. FotografInnen). Das Urheberrecht regelt deren Rechte. UrheberInnen verfügen über die Verwertungsrechte an ihren Bildern. Diese Verwertungsrechte oder Werknutzungsrechte können mit anderen geteilt oder gänzlich abgetreten werden. Verwertungsrechte umfassen die Veröffentlichung, Vervielfältigung, Verbreitung (Senden), das Ausstellen eines Bildes oder die öffentliche Zurverfügungstellung (beispielsweise im Internet). Auch die Bearbeitung eines Werkes bedarf einer Zustimmung der UrheberInnen. Dies kann unentgeltlich oder entgeltlich erfolgen. Verwertungsrechte können räumlich, zeitlich und sachlich beschränkt oder unbeschränkt eingeräumt werden, exklusiv oder nicht exklusiv sein. Wenn Verwertungsrechte eingeräumt werden, kann dies mit oder ohne Bearbeitungsrecht sowie mit oder ohne Weiter- bzw. Unterlizenzierung geschehen (letzteres ist wichtig, wenn man ein Bild auf Social-Media-Kanälen nutzen will). Einwilligungen über die Verwendung von Fotos werden am besten in Schriftform eingeholt und sorgfältig aufbewahrt, um diese zu einem späteren Zeitpunkt auch belegen zu können.
Die UrheberInnen entscheiden darüber, ob und in welcher Form der Fotocredit zu erfolgen hat. Zu beachten ist, dass eine Copyright-Angabe mittels Mouse-Over-Funktion auf mobilen Geräten nicht sichtbar und damit oft unzureichend ist. Neben Urheber- und Werknutzungsrechten spielt auch der Bildnisschutz eine wesentliche Rolle im Umgang mit Fotos. Dieser betrifft die abgebildete Person und wird auch „Recht am eigenen Bild“ genannt, was bereits eine sehr gute Erklärung darstellt. Fotos von Personen(gruppen) dürfen nicht veröffentlicht werden, wenn dadurch die Interessen der Abgebildeten verletzt werden (z. B. Aufnahmen von Personen in herabwürdigenden Situationen, Werbezwecke). Besonders sensibel sind Fotos von Kindern zu behandeln.


Fotografieren bei Veranstaltungen
Wenn Fotos einer öffentlich zugänglichen Veranstaltung für die Nachberichterstattung auf Websites verwendet oder an Zeitungen gegeben werden, dann müssen die abgebildeten Personen nicht um Einverständnis gefragt werden – immer vorausgesetzt, dass das Bild nicht unangemessen ist. Die Bilder dürfen aber ausschließlich für die Nachberichterstattung verwendet werden. Eine Ankündigung zukünftiger Veranstaltungen oder die Nutzung als Symbolbild haben Werbecharakter und sind nicht ohne Einverständnis einsetzbar. Es ist in jedem Fall empfehlenswert, mündlich oder schriftlich auf Foto oder auch Ton- oder Videoaufnahmen hinzuweisen. Im Vorfeld sollte man sich überlegen, wie man damit umgeht, wenn jemand nicht fotografiert werden will. Muss die Person die Veranstaltung verlassen oder gibt es einen Bereich, in dem nicht fotografiert wird? Bei Kindern unter 14 Jahren ist es notwendig, dass die Erziehungsberichtigten ihre Zustimmung zu Bildaufnahmen und Veröffentlichung geben. Es ist empfehlenswert, auch die Kinder um Erlaubnis fragen. Ab 14 Jahren sind Kinder mündige Minderjährige, die selbst entscheiden dürfen.


Bilder und Mediencover im Bibliotheksalltag
Zur Gestaltung von Websites, Flyern und Foldern benötigen Bibliotheken Bildmaterial. Eine Möglichkeit ist es, auf Bildagenturen zurückzugreifen. Dabei handelt es sich um Unternehmen, die Verwertungsrechte von FotografInnen erwerben und die Bilder weiterverkaufen (z. B. APA Picturedesk, Fotolia, Shutterstock). Eine Alternative sind sogenannte CC-lizenzierte Bilder. Creative Commons (CC) ist eine Organisation, die sich mit Lizenzen zur entgeltfreien Nutzung von Werken verschiedenster Art, darunter auch Fotos, befasst. Diese Bilder dürfen unter der Einhaltung vorgegebener Lizenzbedingungen (Bearbeitungsverbot, nur für nicht-kommerzielle Zwecke etc.) entgeltfrei verwendet werden. Bei Bildern für nicht-kommerzielle Zwecke ist Vorsicht geboten. Eine Bibliothek mag zwar nicht gewinnorientiert arbeiten, kommerzielle Nutzung bedeutet aber bloß, dass in erster Linie ein finanzieller Vorteil erzielt wird. Bibliotheken heben Mitgliedsbeiträge, Gebühren oder Eintrittsgelder für Veranstaltungen ein, was als kommerzieller Zweck ausgelegt werden kann. Es ist bei jedem Bild genau darauf zu achten, welche Nutzungsbedingungen gelten und wie umfassend diese sind.
In der Bibliotheksarbeit wird häufig mit Coverbildern von Büchern und anderen Medien gearbeitet, sei es für Buchvorstellungen, Rezensionen, Veranstaltungsankündigungen. Zahlreiche Verlage bieten Cover ihrer Medien für Pressezwecke und Buchbesprechungen zum freien Download auf der Website an. Ist das nicht der Fall, kann ein kurzes E-Mail an den Verlag Abhilfe schaffen. Cover finden sich auch in zahlreichen Bibliothekskatalogen. Die Katalogssoftware greift üblicherweise auf Quellen wie www.buchhandel.de und Amazon zu. Die Nutzungsvereinbarung dieser Anbieter erlaubt die Verwendung der Cover, sofern eine Verlinkung auf deren Website erfolgt. Das Abspeichern und Hochladen der Cover in den Katalog ist ohne gesonderte Bewilligung nicht gestattet.
Im Social-Media-Bereich ist mit Bedacht vorzugehen, wenn Fotos eingesetzt werden sollen. Bei zahlreichen Plattformen wie Facebook, Twitter oder YouTube erfolgt durch das Posten eines Inhalts die Übertragung der Nutzungsrechte an die Plattformbetreiber. Das heißt, Facebook dürfte das Bild für eigene Zwecke verwenden. Durch Löschen des Fotos erlischt dieses Recht jedoch auch wieder. BibliothekarInnen müssen vorab überlegen, ob sie berechtigt sind, das Nutzungsrecht am ausgewählten Bild weiterzugeben. Das Recht, ein Werk selbst zu nutzen, beinhaltet nämlich nicht das Recht zur Weitergabe von Nutzungsrechten an Dritte.
Bastelmaterialien und andere Unterlagen für Veranstaltungen
Im Rahmen von Veranstaltungen werden immer wieder gerne Bastelvorlagen, Liedtexte und andere Unterlagen zusammengestellt und für VeranstaltungsteilnehmerInnen vervielfältigt. Die Quelltexte und -bilder solcher selbst erstellter Materialien sind in der Regel urheberrechtlich geschützt. Für deren Vervielfältigung und Verbreitung in der Öffentlichkeit ist die Zustimmung des Rechteinhabers notwendig. Die Nennung der Quelle ist mit Ausnahme von Zitaten nicht ausreichend. Dasselbe gilt für Unterlagen aus dem Internet, sofern sie nicht als frei verwendbar gekennzeichnet sind. Zwar ist die zustimmungslose Vervielfältigung und Verbreitung durch die BibliothekarInnen unzulässig, im Urheberrecht besteht jedoch im Rahmen der freien Werknutzung die Möglichkeit, ein Vervielfältigungsstück zum eigenen Gebrauch anzufertigen. Das bedeutet, jede/jeder TeilnehmerIn darf für sich selbst eine Kopie anfertigen. Werden im Zuge von Leseförderungseinheiten Bilderbuchillustrationen für beispielsweise Memo-Spiele, Pappfiguren und Ähnliches herangezogen, ist dafür ebenfalls die Zustimmung des Rechteinhabers notwendig. Andernfalls handelt es sich um eine nicht genehmigte Bearbeitung und gegebenenfalls Vervielfältigung. Das gilt auch für kostenlose Veranstaltungen.


Veranstaltungsmeldung bei Verwertungsgesellschaften
Grundsätzlich sind im bibliothekarischen Bereich zwei Verwertungsgesellschaften von zentraler Bedeutung: die Literar-Mechana und die AKM (Autoren, Komponisten, Musikverleger). Die Literar-Mechana kümmert sich um die Abgeltung öffentlicher Vorträge, wozu auch Lesungen aus literarischen Sprachwerken gehören. Den VerfasserInnen von Sprachwerken steht ein Entgelt zu, wenn ihre Werke öffentlich vorgetragen werden. Das betrifft Vorträge aus urheberrechtlich geschützten Werken, die nicht von den Autorinnen und Autoren selbst gehalten werden. Wenn in der Bibliothek eine Lesung, eine Bilderbuchkinovorführung oder Ähnliches veranstaltet werden soll und die Autorin/der Autor nicht selbst liest, ist die Veranstaltung entgelt- und damit anmeldepflichtig. Bis auf wenige Ausnahmen werden die meisten SchriftstellerInnen und Verlage von der Literar-Mechana vertreten. Die Anmeldung des Vortrags oder der Lesung erfolgt jedoch nicht direkt an die Literar-Mechana, sondern an die AKM, die sowohl für Musikwerke als auch für Vorträge die Abgeltung vornimmt. Bibliotheken, deren Träger Mitglieder beim Büchereiverband Österreichs sind, profitieren von der Pauschalvereinbarung, die der BVÖ und die Literar-Mechana getroffen haben. Dadurch sind alle öffentlich veranstalteten Vorträge, die von Bibliotheken organisiert werden, abgegolten und nicht anmeldepflichtig. Die AKM ist zuständig für die Abgeltung geschützter Musikwerke. Wenn in der Bibliothek eine Veranstaltung mit Musik stattfinden soll, ist in vielen Fällen eine Anmeldung notwendig. Auf der Website der AKM kann die zuständige Geschäftsstelle recherchiert werden. Diese nimmt die Veranstaltungsmeldung entgegen und gibt Auskunft darüber, welche Veranstaltungen angemeldet werden müssen und welche Stücke geschützt sind.


Datenschutz-Grundverordnung
Seit 25. Mai 2018 müssen alle Unternehmen und Dienstleister, die personenbezogene Daten verarbeiten, die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, einhalten. Die DSGVO regelt den Schutz personenbezogener Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten und IP-Adresse. Da auch in der Bibliothek personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss sie den Schutz solcher Daten garantieren. BibliothekarInnen sollten strukturiert an die Umsetzung der DSGVO herangehen. Eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten. Der BVÖ bietet online eine solche Anleitung zur Orientierung an. Vorab empfiehlt es sich, mit dem Träger Rücksprache zu halten, da er im Falle einer Datenschutzverletzung haftet. Vielerorts gibt es von Trägerseite bereits Vorlagen oder Vorgaben zu beachten. Wenn die Umsetzung der DSGVO der Bibliothek obliegt, ist zuerst ein Verarbeitungsverzeichnis anzulegen. Darin wird festgehalten, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck wie verarbeitet werden und wie lange diese gespeichert werden. Bevor überhaupt Daten erhoben werden, muss man sich die Frage stellen, ob die Verarbeitung gerechtfertigt ist. Gibt es einen Vertrag, ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligungserklärung? Es dürfen nur benötigte Daten erhoben werden. Des Weiteren wird im Verarbeitungsverzeichnis festgehalten, welche Maßnahmen zum Schutz der Daten, wie unzugängliche Schränke, verschlüsselte E-Mails, Zugriffseinschränkungen etc., getroffen werden. Die DSGVO sieht nicht nur den Schutz, sondern auch das Löschen von Daten vor. Dabei gelten die im Verarbeitungsverzeichnis festgelegten beziehungsweise die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. BibliothekarInnen sollten sich regelmäßig dem Verzeichnis widmen und ihre Unterlagen auf Aktualität überprüfen. Wann immer Änderungen im Betrieb auftreten – seien es personelle Umstrukturierungen, neue Software, Lesererklärungen oder Benutzungsordnungen – ist es notwendig, das Verarbeitungsverzeichnis anzupassen.
Neben dem Verarbeitungsverzeichnis spielt im Bibliotheksbereich auch die Lesererklärung eine wichtige Rolle. Sie stellt einen Vertrag zwischen Bibliothek und LeserIn dar. Die für die Vertragserfüllung (= Medienverleih) benötigten Daten dürfen daher ohne gesonderte Einwilligung erhoben werden. Services wie Newsletter oder Lesehistorie sind zusätzliche Angebote, die einer Einwilligung bedürfen. Falls in der Vergangenheit keine Einwilligungen für Newsletter oder Lesehistorie eingeholt wurden, ist das für alle betroffenen NutzerInnen nachzuholen. Andernfalls sind die Services zu deaktivieren. Besonders wichtig ist die Aufklärung der NutzerInnen über ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten. Das gilt auch für die Bibliothekswebsite. Eine entsprechende Datenschutzerklärung ist daher notwendig. Damit der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist, sind Mitarbeiterbelehrungen angebracht. Ziel ist es, dass alle MitarbeiterInnen über die Richtlinien der DSGVO Bescheid wissen und diese einhalten.
Sobald personenbezogene Daten mit anderen geteilt werden, muss ein Auftragsverarbeiter-Vertrag geschlossen werden. Dieser definiert den Zweck der Datenverarbeitung und die Dauer der Verarbeitung. Ein „Verantwortlicher“ betraut einen „Auftragsverarbeiter“ mit einer Datenverarbeitung, die personenbezogenen Daten beinhaltet. Solche Auftragsverarbeiter sind zum unter anderem IT-Dienstleister, Buchhalter und Lohnverrechner. Auftragsverarbeiter und Dritte sind klar voneinander zu trennen. Während der Auftragsverarbeiter im Interesse des Auftraggebers handelt, verfolgt der Dritte eigene Ziele mit den Daten (z. B. Werbung).
Eine wichtige Frage, die sich BibliothekarInnen stellen sollten, ist, ob sie vorbereitet sind, wenn NutzerInnen von dem Recht auf Auskunft Gebrauch machen oder die Datenschutzbehörde eine Überprüfung vornimmt. Ist bekannt, wer sich um diese Fragen kümmert? Wo ist das Verarbeitungsverzeichnis aufbewahrt? Hat man hier Klarheit geschafft, ist man bereits gut gerüstet.
Abschließend bleiben zwei Dinge zu sagen: Das Gesetz ist weder starr noch deckt es vollständig alle denkbaren Gegebenheiten ab. Die Rechtslage kann sich mit neuen Gerichtsurteilen rasch ändern. Außerdem vertreten JuristInnen durchaus verschiedene Meinungen und legen Gesetze unterschiedlich aus. Bei den erörterten Tipps und Informationen handelt es sich um Empfehlungen, die keine Rechtsberatung ersetzen können. Für BibliothekarInnen heißt es, nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln und dranzubleiben.

 

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